Contratar a un trabajador es un paso importante para cualquier negocio. Sin embargo, antes de incorporar personal es necesario cumplir una serie de obligaciones laborales y de Seguridad Social para evitar sanciones y garantizar el correcto desarrollo de la relación laboral.
En esta guía explicamos cuáles son las principales obligaciones que debe cumplir una empresa o un autónomo cuando contrata trabajadores por primera vez o amplía su plantilla.
¿Quién puede contratar trabajadores?
Pueden contratar trabajadores tanto las sociedades mercantiles como los autónomos que desarrollan una actividad económica y necesitan incorporar personal para atender las necesidades de su negocio.
Antes de realizar una contratación, el empleador debe encontrarse al corriente de sus obligaciones y disponer de los códigos y medios necesarios para gestionar la relación laboral.
Principales obligaciones antes de contratar
1. Inscribirse como empresario en la Seguridad Social
Si es la primera contratación, la empresa o el autónomo debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización (CCC) en la Tesorería General de la Seguridad Social.
Este código permite identificar a la empresa como empleadora y realizar posteriormente las cotizaciones de sus trabajadores.
2. Elegir el tipo de contrato adecuado
No todas las contrataciones son iguales. Es importante seleccionar la modalidad contractual que mejor se adapte a las necesidades reales de la empresa y a la normativa vigente.
Entre las modalidades más habituales se encuentran:
- Contrato indefinido.
- Contrato fijo-discontinuo.
- Contrato de sustitución.
- Contratos formativos.
La elección incorrecta del contrato puede generar incidencias laborales o requerimientos por parte de la Inspección de Trabajo.
3. Formalizar el contrato de trabajo
El contrato debe recoger las condiciones esenciales de la relación laboral, incluyendo:
- Puesto de trabajo.
- Jornada.
- Horario.
- Salario.
- Centro de trabajo.
- Convenio colectivo aplicable.
- Fecha de inicio.
En determinados casos la forma escrita es obligatoria.
4. Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social
El alta debe tramitarse antes del inicio efectivo de la prestación de servicios.
Permitir que un trabajador comience a trabajar sin estar dado de alta puede dar lugar a importantes sanciones económicas.
Obligaciones durante la relación laboral
Una vez realizada la contratación, comienzan nuevas obligaciones periódicas.
Elaboración de nóminas
La empresa debe confeccionar y entregar la nómina correspondiente a cada trabajador, reflejando correctamente:
- Salario base.
- Complementos salariales.
- Pagas extraordinarias.
- Cotizaciones.
- Retenciones de IRPF.
Cotización a la Seguridad Social
Mensualmente deben presentarse los seguros sociales y abonarse las cotizaciones correspondientes tanto a la parte empresarial como a la aportación del trabajador.
Registro de jornada
Las empresas están obligadas a garantizar un sistema de registro diario de jornada para los trabajadores cuando resulte exigible conforme a la normativa vigente.
Este registro debe conservarse y estar disponible ante posibles actuaciones inspectoras.
Prevención de riesgos laborales
Toda empresa que cuente con trabajadores debe cumplir las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.
Entre otras cuestiones, será necesario evaluar los riesgos del puesto de trabajo e informar adecuadamente a cada trabajador.
Protección de datos
Cuando los trabajadores acceden a información de clientes o utilizan herramientas informáticas de la empresa, conviene implantar medidas adecuadas de protección de datos y confidencialidad.
¿Qué ocurre cuando finaliza la relación laboral?
La extinción de un contrato también genera obligaciones para la empresa.
Dependiendo del caso, pueden ser necesarias actuaciones como:
- Comunicación de baja en Seguridad Social.
- Liquidación y finiquito.
- Certificado de empresa.
- Comunicación al SEPE cuando corresponda.
Realizar correctamente estos trámites ayuda a evitar incidencias posteriores tanto para la empresa como para el trabajador.
Errores frecuentes al contratar trabajadores
Muchas incidencias laborales derivan de errores que podrían evitarse con una adecuada planificación.
Entre los más habituales se encuentran:
- Utilizar un contrato inadecuado.
- No verificar el convenio colectivo aplicable.
- Dar de alta al trabajador fuera de plazo.
- Calcular incorrectamente la jornada.
- No registrar adecuadamente el horario.
- Aplicar categorías profesionales incorrectas.
- Descuidar las obligaciones de prevención de riesgos laborales.
¿Necesito una asesoría laboral para contratar trabajadores?
La normativa laboral y de Seguridad Social requiere una gestión continua que va más allá de la elaboración de nóminas.
Contar con una asesoría laboral permite gestionar correctamente:
- Contratos de trabajo.
- Altas y bajas de trabajadores.
- Nóminas y seguros sociales.
- Bonificaciones y ayudas a la contratación.
- Gestión de bajas médicas.
- Inspecciones y requerimientos.
- Consultas laborales del día a día.
Además, ayuda a prevenir errores que pueden convertirse en sanciones o conflictos laborales.
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Fotografía de Chris Montgomery / Unsplash. Imagen de ambientación.