La contratación de personal no implica únicamente elaborar nóminas y presentar seguros sociales. Existen otras obligaciones laborales y organizativas que deben cumplirse desde el inicio de la relación laboral.
Apertura del centro de trabajo
Cuando una empresa inicia una actividad o abre un nuevo centro de trabajo, debe comunicar la apertura a la autoridad laboral competente en los plazos establecidos.
Esta obligación afecta tanto a empresas como a autónomos con trabajadores y permite a la Administración conocer dónde se desarrolla la actividad laboral.
La comunicación debe realizarse antes del inicio de la actividad o dentro del plazo legalmente establecido tras su apertura.
Prevención de riesgos laborales
Toda empresa con trabajadores está obligada a integrar la prevención de riesgos laborales en su organización.
Entre otras actuaciones, será necesario:
- Evaluar los riesgos de los puestos de trabajo.
- Informar y formar a los trabajadores.
- Proporcionar equipos de protección cuando resulten necesarios.
- Realizar la vigilancia de la salud cuando proceda.
- Documentar las medidas preventivas adoptadas.
Incluso una pequeña empresa con un único trabajador debe cumplir determinadas obligaciones preventivas.
Registro horario de la jornada
Las empresas deben disponer de un sistema que permita registrar diariamente el horario de inicio y finalización de la jornada de trabajo.
Los registros deben conservarse y estar disponibles ante una posible actuación de la Inspección de Trabajo.
Actualmente existen múltiples soluciones digitales que permiten cumplir esta obligación de manera sencilla.
Protocolo de desconexión digital
Las empresas deben garantizar el derecho de los trabajadores a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo.
Para ello resulta recomendable disponer de una política interna que establezca criterios claros sobre:
- Uso del correo electrónico.
- Mensajería instantánea.
- Llamadas fuera de jornada.
- Disponibilidad de los trabajadores.
- Utilización de dispositivos corporativos.
Esta obligación cobra especial importancia en actividades con teletrabajo o comunicación digital frecuente.
Protocolo de acoso
Las empresas deben adoptar medidas dirigidas a prevenir situaciones de acoso laboral, sexual o por razón de sexo.
Dependiendo de las circunstancias de la empresa, puede ser necesario disponer de procedimientos internos específicos para investigar y gestionar posibles incidencias.
Plan de igualdad
Determinadas empresas están obligadas a implantar un plan de igualdad y registrarlo conforme a la normativa vigente.
Aunque esta obligación depende principalmente del número de trabajadores, muchas empresas optan por anticiparse y revisar sus políticas internas para garantizar la igualdad de trato y oportunidades.
Protección de datos
Cuando existen trabajadores, la empresa trata datos personales relacionados con nóminas, contratos, bajas médicas, formación y otros aspectos laborales.
Por ello deben adoptarse medidas adecuadas de protección de datos y confidencialidad, especialmente cuando se utilizan aplicaciones informáticas o sistemas de control horario.
Información obligatoria a los trabajadores
La empresa debe informar adecuadamente a sus trabajadores sobre aspectos esenciales de la relación laboral, incluyendo:
- Condiciones de trabajo.
- Jornada y horario.
- Convenio colectivo aplicable.
- Prevención de riesgos laborales.
- Normativa interna cuando exista.
Una correcta información evita conflictos y facilita la gestión del personal.
Fotografía de path digital / Unsplash. Imagen de ambientación.